Để tạo một chatbot với NotebookLM, bạn cần thực hiện các bước chuẩn bị và cấu hình nguồn tài liệu cũng như tùy chỉnh hoạt động của chatbot.
I. Chuẩn bị và Cấu trúc Nguồn Tài liệu
NotebookLM cho phép bạn tạo một chatbot riêng để huấn luyện và trao đổi, nhận xét các tài liệu văn bản của mình. Việc chuẩn bị nguồn tài liệu là rất quan trọng:
- Tải lên tài liệu:
- Bạn có thể tải lên các tệp từ máy tính, bao gồm tệp PDF. Đối với tệp PDF, cần tải trực tiếp từ máy tính; không thể lấy từ Google Drive một cách trực tiếp.
- Nếu bạn có nhiều tệp, bao gồm cả Word và PDF, giải pháp hiệu quả hơn là đưa tất cả các tệp lên Google Drive. Đối với các tệp Word, bạn có thể sử dụng công cụ để chuyển đổi chúng sang định dạng đường link có thể đưa vào NotebookLM.
- Để NotebookLM nhận diện được các tệp tài liệu trên Google Drive (như tệp Doc), bạn cần vào cài đặt Google Drive và chọn "chuyển nội dung thành tải lên định dạng theo bộ công cụ chỉnh sửa của Google". Nếu tệp PDF trên Google Drive mà NotebookLM không nhìn thấy trực tiếp, bạn có thể sử dụng một công cụ để tạo liên kết trực tiếp từ tệp đó và dán vào phần "thêm trang web" trong NotebookLM.
- Đồng bộ hóa tài liệu:
- NotebookLM có nút "nhấp vào để đồng bộ với Google Drive" để cập nhật nội dung các tệp Doc hoặc tệp mới tải lên khi có thay đổi.
- Để đồng bộ tệp từ Google Drive về máy tính, bạn cần dùng công cụ Google Drive dành cho máy tính (tải xuống và cài đặt) để đồng bộ hai chiều.
- Cấu trúc nguồn cho chatbot:
- Tập hợp dữ liệu gốc: Gom tất cả các tài liệu liên quan về một chỗ trên Google Drive. Ví dụ: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, nghị định, thông tư, hồ sơ đề án cũ, ebook.
- Tạo tệp quy trình làm việc: Tạo một tệp Word mô tả chi tiết quy trình làm việc hoặc nhận xét hồ sơ của bạn (ví dụ: quy trình soạn thảo văn bản, quy trình đối chiếu văn bản, quy trình đánh giá hồ sơ). Mô tả rõ ràng từng bước hoạt động mà bạn muốn chatbot thực hiện và ghi rõ tên nguồn tài liệu tham chiếu trong quy trình để chatbot hiểu nó cần đọc tệp nguồn nào.
- Tạo tệp yêu cầu sản phẩm đầu ra: Thêm một nguồn khác để quy định định dạng và nội dung sản phẩm đầu ra mà bạn mong muốn từ chatbot. Ví dụ: yêu cầu chatbot trả lời theo hai phần (phần một là câu lệnh Resent, phần hai là quy trình thực hiện) và cung cấp một tệp nguồn về "mô hình câu lệnh Resent" để chatbot hiểu cách tạo ra câu lệnh này.
- Định dạng tệp nguồn (quan trọng): Đối với các tệp quy trình hoặc yêu cầu đầu ra, thay vì viết theo văn bản thông thường, hãy sử dụng định dạng thẻ heading (Markdown).
- Ví dụ: dùng một dấu thăng (#) cho tiêu đề lớn, hai dấu thăng (##) cho tiêu đề phụ, ba dấu thăng (###) cho tiêu đề nhỏ hơn.
- Kiểu định dạng này giúp AI phân định rõ các đầu mục, nội dung và cấu trúc một cách minh bạch hơn, giúp chatbot hiểu nhanh và tường minh hơn.
- Nếu bạn không biết cách viết theo định dạng Markdown, có thể nhờ các công cụ AI như ChatGPT hoặc Google AI Studio để chuyển đổi nội dung.
II. Cấu hình Chatbot trong NotebookLM
Sau khi chuẩn bị nguồn tài liệu, bạn sẽ tùy chỉnh chatbot của mình:
- Vào phần "Tùy chỉnh" (Customize): Trong giao diện NotebookLM, chọn phần "Tùy chỉnh" (Customization).
- Xác định vai trò (Role): Quy ước vai trò cho chatbot của bạn. Ví dụ: "Bạn là một chuyên gia soạn thảo, bạn hỗ trợ người dùng cho văn phòng" hoặc vai trò cụ thể hơn như "phường gì, xã gì" tùy theo ngữ cảnh công việc.
- Thiết lập chỉ dẫn (Instruction): Đưa ra các chỉ dẫn cụ thể cho chatbot. Ví dụ: "chỉ khi người dùng hỏi câu lệnh là viết theo mô hình resent thì để trong nguồn là mô hình resent". Lưu ý phần instruction này có giới hạn ký tự là 500, nên cần viết ngắn gọn và súc tích nhất có thể, hoặc chỉ dẫn nó tham khảo tệp quy trình đã tạo.
- Quy ước định dạng trả lời (Narrowing/Output): Đặt quy tắc cho cách chatbot trả lời. Ví dụ: "trả lời theo hai phần: ví dụ: phần một là câu lệnh RISEN và phần hai là quy trình thực hiện theo nguồn là quy trình soạn thảo văn bản".
III. Sử dụng và Chia sẻ Chatbot
- Kiểm tra và trải nghiệm: Sau khi cài đặt, bạn nên thử nghiệm chatbot của mình bằng cách đặt câu hỏi và xem kết quả có đúng như kỳ vọng không.
- Cách thức hoạt động: Khi bạn yêu cầu chatbot soạn thảo một văn bản hoặc cần một câu lệnh, nó sẽ tìm trong tài liệu nguồn và gợi ý quy trình làm việc, trả lời theo phong cách bạn đã quy ước. Nó sẽ hướng dẫn bạn làm theo quy trình từng bước, chứ không chỉ cung cấp một câu lệnh mẫu.
- Lợi ích:
- Giúp rà soát, đánh giá hồ sơ và tài liệu một cách chính xác, nhanh chóng, chỉ ra các nội dung cụ thể mà nó lấy được.
- Đặc biệt hữu ích cho những người mới hoặc những người cần rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, đảm bảo văn phong hành chính và tránh văn nói.
- Có thể áp dụng để tạo bộ câu lệnh mẫu cho các công việc cụ thể hoặc gom tất cả nội dung về một chatbot để đẩy nhanh công việc soạn thảo văn bản trong đơn vị.
- Chia sẻ chatbot: Bạn có nhiều cách chia sẻ, từ "hạn chế" đến "bất kỳ ai có đường liên kết". Bạn có thể chọn chế độ chia sẻ chỉ cuộc trò chuyện (người dùng không thấy nguồn) hoặc "toàn bộ nguồn ghi chú" (người dùng sẽ thấy các nguồn, nhưng một số chức năng sẽ bị mờ đi).
#NotebookLM #TạoChatbot #AIchatbot #TùyChỉnhAI #QuảnLýTàiLiệu #TốiƯuHóaQuyTrình #AIwork #CôngNghệVănPhòng
